«Мы теряли по 2 часа ежедневно». Теперь мы экономим 5 — сколько стоит ваше время?

Раньше я терял почти два часа каждый день на одну и ту же работу: копирование данных о клиентах, отправку одних и тех же ответов, поиск файлов и проверку календаря снова и снова. Работа была несложной. Оно было просто рассеяно. В конце дня я чувствовал себя занятым, но реального прогресса было очень мало. Затем я изменил способ обработки рутинных частей. Я записывал каждое задание, которое происходило более одного раза в день. Каждому я задал простой вопрос: можно ли это шаблонизировать, запланировать или перенести в одно место? Эта одна привычка многое изменила. У владельца небольшого интернет-магазина, с которым я работал, была такая же проблема. Каждое утро она тратила один час, отвечая на одни и те же пять вопросов о доставке, возврате и оплате. Мы создали шаблоны коротких ответов и поместили все сообщения в один общий почтовый ящик. Она также установила одно фиксированное время для обработки новых заказов вместо того, чтобы проверять сообщения весь день. Ее команда возвращалась примерно по пять часов в день. Она использовала это время, чтобы следить за горячими клиентами и без спешки упаковывать заказы. Вот что я узнал: время имеет цену, даже если мы ее не записываем. Если один час вашего дня стоит 20, 50 долларов или больше, то задача, которая съедает два часа каждый день, немаленькая. Это незаметно снижает ценность вашей работы, вашего внимания и вашей энергии. Если вы хотите сэкономить свое время, я бы начал здесь: запишите задачи, которые повторяются каждый день. Найдите шаги, которые требуют вашего суждения, и шаги, которые этого не требуют. Превратите повторяющуюся часть в шаблоны, контрольные списки или простую автоматизацию. Сгруппируйте похожие работы в один блок, чтобы ваше внимание не перескакивало. Просматривайте результат каждую неделю и убирайте один медленный шаг. Я не думаю, что цель состоит в том, чтобы работать усерднее. Я думаю, что цель состоит в том, чтобы проводить больше времени на работе, которая действительно продвигает что-то вперед. Если бы вы теряли два часа в день, чего бы вам это стоило в течение месяца? Если бы вы набрали пять, что бы вы сделали с этим местом?

Большую часть дня я заканчивал, чувствуя себя занятым, но не мог заметить реального прогресса. Мой почтовый ящик оставался открытым весь день. Телефон продолжал отвлекать мое внимание. Мелкие задачи постоянно отвлекали меня от внимания. Ночью я почувствовал усталость, но у меня оставался еще длинный список. В этом была проблема. Я не жалел усилий. Я терял часы мелкими кусочками. Я изменил способ работы и начал освобождать около пяти часов каждую неделю. Не работая усерднее. Остановив привычки, которые истощали мой день. Это простая система, которую я использую сейчас. Я отслеживаю свое время в течение трех дней и записываю, куда уходят мои часы. Не каждую минуту. Просто большие блоки. Я ищу такие закономерности: - Сколько времени я трачу на электронную почту - Как часто я проверяю свой телефон - Сколько времени я теряю на переключение между задачами - Какие дела продолжают возвращаться Результат часто меня удивляет. Мне казалось, что одну неделю я потратил около 30 минут на электронную почту. Реальное число было ближе к двум часам в день, потому что я продолжал проверять его небольшими порциями. Эта единственная привычка заключалась в том, чтобы есть большую часть моей недели. Я установил окна электронной почты. Я больше не оставляю электронную почту открытой весь день. Я проверяю его в заданные моменты, отвечаю на важные вопросы и снова закрываю. Звучит мелочно, но это быстро изменило мое внимание. Мой клиент, торговый представитель, отвечал на каждое сообщение в тот момент, когда оно приходило. Она чувствовала отзывчивость, но ее день продолжал разрушаться. После того как она переместила электронную почту на три коротких окна, она перестала так часто терять ход мыслей. Ее работа стала спокойнее, и она быстрее выполнила задачи. Я делаю то же самое с сообщениями. Если что-то срочное, люди обычно звонят. Большинство сообщений могут подождать. Я группирую повторяющиеся задачи. Некоторая работа возвращается каждый день. Я перестал выполнять эти задачи одну за другой. Теперь я их группирую. - Один блок для административной работы - Один блок для звонков - Один блок для планирования - Один блок для задач по уборке Когда я группирую аналогичную работу, я трачу меньше энергии. Моему мозгу не нужно так часто переключать передачи. Я оберегаю один блок фокуса. Я оставляю один отрезок дня для глубокой работы. Во время этого блока я отключаю оповещения. Я закрываю лишние вкладки. Передо мной стоит только одна задача. Здесь я получаю наибольшую отдачу. Реальный пример: однажды мне нужно было закончить предложение, которое все время откладывалось. Я пытался поработать над этим между встречами, но это не сработало. Я выделил 90 минут тишины, положил телефон в другую комнату и закончил разговор за один присест. Задача не стала легче. Мое внимание стало сильнее. Я делаю свой день легче с самого начала. Я готовлю краткий план перед началом дня. Всего три предмета. Не десять. Не пятнадцать. Три самые важные задачи. Этот выбор не дает мне скатиться к низкооплачиваемой работе. Это также помогает мне перестать говорить «да» на каждую небольшую просьбу, которая появляется в начале дня. Я использую шаблоны, которые можно использовать повторно гораздо чаще, чем я ожидал. Ответы, заметки, последующие действия, контрольные списки и даже простые планы. Шаблоны избавляют меня от необходимости писать одно и то же снова и снова. Они также уменьшают количество ошибок. Когда у меня есть хороший проект, мне не нужно перестраивать его каждую неделю. Я отключил шум. Раньше мой телефон был самым большим вором. Я отключил большинство оповещений. Нет значка для каждого приложения. Никакого постоянного шума. Никаких случайных всплывающих окон, отвлекающих меня от работы, отдыха или семьи. Я все еще вижу то, что важно. Я просто вижу это в своем расписании, а не в чьем-то еще. Это изменение дало мне больше тишины. Тишина полезна. Это помогает мне думать. То, что я узнал, просто. Время обычно не исчезает в одном большом событии. Оно просачивается через мелкие привычки. Если я остановлю утечки, я верну себе большую часть своего дня. Если вы хотите попробовать это, начните с одного изменения. Отслеживайте свое время. Установите окна электронной почты. Защитите один блок фокусировки. Отключите одно оповещение. Мне не нужен был идеальный распорядок дня. Мне нужен был более чистый. Так я перестал тратить часы зря и начал чувствовать, что мой день снова принадлежит мне.

Раньше я терял почти два часа в день и не замечал этого. Быстрая проверка телефона заняла десять минут. Небольшое задание превратилось в долгую паузу. Напряженное утро казалось продуктивным, но день все равно ускользнул. Этот шаблон причиняет боль, потому что он кажется обычным. Ничего не выглядит сломанным, но часы рассказывают другую историю. Я обнаружил, что большая часть потерянного времени связана не с большими неудачами. Это произошло из-за накопившихся мелких привычек. Я исправил это с помощью простой системы и получил около пяти часов в неделю. Вот что сработало для меня. Я начал с отслеживания того, на что уходит мое время. В течение трех дней я записывал каждый отрезок времени, который казался мне нечетким. Прокрутка телефона Поздние ответы Переключение задач Случайные вкладки Небольшие задания без четкой точки остановки Закономерность быстро стала очевидной. У меня не было недостатка во времени. Я сливал это. Один пример запомнился. Я открыл свой ноутбук, чтобы ответить на одно электронное письмо. Десять минут спустя я проверял три ленты, два чата и ненужную мне папку. Я переместил задачу, но не завершил ее. Именно здесь я сделал первое изменение. Я давал на каждый день только три основных задания. Не десять. Не длинный список пожеланий. Три. Если в день было больше места, я добавлял одно небольшое задание. Вот и все. Это помогло, потому что мой мозг перестал относиться ко всем задачам как к равным. Моя лучшая энергия уходила на самую важную работу. Остальным пришлось подождать. Я также использовал временные блоки. Я установил один блок для глубокой работы, один блок для администратора и один блок для сообщений. Я не давал им смешиваться. Блок сообщений не позволял мне проверять чат каждые несколько минут. Блок администратора не давал мне отвлекаться от мелких задач. Блок глубокой работы позволял мне заниматься одним делом достаточно долго, чтобы закончить его. Изменение казалось простым, но оно изменило форму моего дня. Еще я отключил переключение задач. Эта часть была сложнее, чем кажется. Я подпрыгивал, когда появлялась новая мысль. Если бы я писал, я бы остановился для поиска факта. Если бы я планировал, я бы открыл электронную почту. Если бы я отвечал клиенту, я бы просмотрел файл, затем другой файл и забыл, почему я начал. Теперь я веду короткую заметку под названием «Позже». Когда появляется новая задача, я записываю ее туда и возвращаюсь к текущей задаче. Эта одна привычка сэкономила мне много потерянных минут. Я также сделал свой телефон менее полезным. Я удалил оповещения, которые не имели значения. Я убрал социальные приложения с главного экрана. Я оставлял телефон экраном вниз, когда работал. Мне не нужна была идеальная настройка. Мне нужно было меньше шансов сбиться с пути. Небольшое изменение привычки помогло и дома. Я установил десятиминутный сброс в конце дня. Я убираю свой стол. Я готовлю то, что мне понадобится на следующее утро. Я проверяю свою главную задачу на следующий день. Это спасает меня от начала дня в беспорядке. Я начинаю с меньшим трением и теряю меньше времени на настройку. Реальный пример прошлого месяца ясно показал это. Моя подруга сказала, что у нее нет времени на упражнения. Она работала много часов и чувствовала усталость после работы. Я попросил ее понаблюдать за тем, как она использует телефон, в течение одного дня. Она была шокирована. Больше часа ушло на короткие проверки, ответы и случайные видеоролики. Она изменила одну вещь. Она положила тренировочную одежду у двери и после обеда воспользовалась 30-минутным перерывом без телефона. Она не прибавила больше усилий. Она убрала тормоз. Через неделю ей хватило места на две короткие тренировки и одну спокойную прогулку. Это то, что люди упускают из виду. Время обычно не исчезает в одном большом направлении. Он проскальзывает через небольшие щели. Мое правило теперь простое: Защитите первый рабочий блок. Храните сообщения в одном месте. Записывайте случайные задачи. Убирайте оповещения, которые меня отвлекают. Завершите день полной перезагрузкой. У меня все еще есть занятые дни. Меня до сих пор иногда сбивают с пути. Эта часть не изменилась. Что изменилось, так это моя реакция. Я замечаю утечку быстрее. Я закрываю его раньше. Большую часть дня я посвящаю работе, которая меня волнует. Если каждый день пропадают два часа, исправление не должно быть драматичным. Небольшие изменения могут вернуть много места. Для меня это означало меньше шума, меньше прыжков и более четкий план. Так я начал возвращать свое время. Свяжитесь с нами по Хуангу: info@nb-chuanghan.com/WhatsApp +8618868399669.

Кэл Ньюпорт, 2016 г., Правила глубокой работы для целенаправленного успеха в отвлеченном мире Дэвид Аллен, 2001 г., Как привести дела в порядок Искусство продуктивности без стресса Лаура Вандеркам, 2015 г., Я знаю, как она это делает Как успешные женщины используют свое время с пользой Ари Майзель, 2019 г., Меньше делать больше, живя Крис Бэйли, 2018 г., Гиперфокус Как быть более продуктивным в мире Отвлечение Стивен Р. Кови, 1989, «7 навыков высокоэффективных людей».